Из опыта работы ГОКУ «Государственный архив мурманской области в г. Кировске» по предоставлению информационных услуг

21.04.2015

Выступление директора
ГОКУ ГАМО в г. Кировске Салимовой С.М.
на областном совещании-семинаре по теме
“О результатах и основных направлениях
деятельности архивных органов и учреждениях
Мурманской области в 2014-2015 годах”
12.03.2015, г. Мурманск

Из опыта работы ГОКУ “Государственный архив Мурманской области в г. Кировске” по предоставлению информационных услуг

 Уважаемые коллеги! Хочу познакомить вас с практикой работы Кировского госархива в сфере использования архивных документов.

         Для государственнных архивов использование архивных документов всегда было  одной из главных задач. Но в последние годы и  муниципальные архивы стали уделять этому направлению работы большеее внимание Поэтому, надеюсь, уважаемые коллеги, наш опыт будет интересен и полезен для вас.

         Административные преобразования, законодательные новации об организации услуг населению, о доступе к информации – все эти перемены напрямую влияют на жизнь архивов.

Мы должны постоянно всеми доступными нам методами доказывать значимость своей службы, должны соответствовать новой ситуации. В связи с этим работа по использованию архивных документов является сегодня чрезвычайно актуальной для архивов, т.к.  именно она обеспечивает  права граждан на предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, позволяет судить о многогранной деятельности архивистов, свидетельствует об эффективности и общественной значимости нашего  труда. Вот, собственно, те  соображения, которыми  мы руководствуемся, планируя и организуя работу по использованию документов.

Работа по использованию архивных документов в 2014 г. строилась по следующим основным направлениям:

            — информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами;

         —  проведение информационных мероприятий;

         — выставочная деятельность;

         — документально-информационное обеспечение СМИ и мероприятий;

         — обеспечение доступа к документам исследователей в читальном зале;

— выдача документов во временное пользование.

Я чуть подробнее остановлюсь на проведении информационных мероприятий.

В 2014 году нами проведено 42 информационных мероприятия, кроме этого архив участвовал  с выступлениями в 7 информационных мероприятиях, организованных сторонними  учреждениями. Думаю, это совсем немало, если учесть, что данной работой занимаются 3 человека.

(ДИАГРАММА). 

В процессе использования архивных документов участвуют две стороны — архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация.

Поэтому наша работа начинается с определения круга наших конкретных пользователей информации, хранящейся в нашем архиве.

(СЛАЙД НАШИ СОЦИАЛЬНЫЕ ПАРТНЕРЫ)

В условиях наших маленьких городов – Кировска и Апатиты нашими постоянными партнерами являются учреждения культуры (Кировский историко-краеведческий музей, Кировская и Апатитская центральные городские библиотеки), научные учреждения — Центр гуманитарных проблем КНЦ, Геологический институт КНЦ РАН, учебные заведения разного уровня – городские общеобразовательные школы, Хибинский технический колледж; общественные организации – Совет ветеранов войны и труда г. Кировска и Волонтерский центр микрорайона Кукисвумчорр; средства массовой информации (газеты «Кировский рабочий», «Хибинский вестник». «Дважды два», и что особенно, нас радует, Народное телевидение «Хибины». Раньше не получалось у нас с ними сотрудничества.). Разными путями складывается сотрудничество, кто-то сам обращается, кому-то мы предлагаем свои услуги. В этом вопросе важную роль играет сайт, на котором мы постоянно размещаем информацию о проведенных мероприятиях. У некоторых читателей эта информация находит отклик, и они обращаются к нам с просьбой о сотрудничестве.

(СЛАЙД С ЗАЯВЛЕНИЕМ).

С большинством из наших партнеров работа проводится на договорной основе.

СЛАЙД с договорами.

Договоры «О сотрудничестве в области использования архивных документов» регулируют отношения между учреждением и госархивом, возникающие в процессе работы по использованию архивных документов. Как в любом договоре в них прописаны обязательства сторон. Госархив предоставляет копии архивных документов на заданную тему по предварительной заявке, осуществляет выдачу архивных документов во временное пользование в установленном порядке, осуществляет подготовку материалов на основе архивных документов для информационных мероприятий по заявленным темам, участвует в их проведении.  Учреждение использует документы госархива только для целей, указанных в заявке, не предоставляет полученные документы для просмотра или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдает по ним копий, выписок и справок, не производит изъятие каких-либо частей из выданных во временное пользование  документов, делает ссылки на источник при использовании документов. Договоры, как правило  бессрочные.  Считаем, что договоры о сотрудничестве играют большую роль в  реализации совместных проектов. Преимущества работы на основе договоров очевидны:

— определяется правовая основа взаимоотношений в области использования архивных документов;

— обеспечивается гарантия защиты документов от несанкционированного использования;

— устанавливаются стабильные, прочные связи социального партнерства;

— появляется возможность планирования и проведения совместных мероприятий.

С некоторыми из этих учреждений нас связывают многолетнее сотрудничество, другие появились и взаимодействие с ними активизировалось в последние годы. Приведу пример с Территориальными избирательными комиссиями гг. Апатиты и Кировск. Впервые они обратились в архив в 2013 году с просьбой подготовить ряд заметок, статей в СМИ из истории выборов в Хибинах и выставку документов, приуроченных  к  10-летию со дня образования ТИКов и 20-летию Конституции РФ.  В процессе совместной работы возникла идея поучаствовать во Всероссийском конкурсе на лучший материал в средствах массовой информации, посвященный 20-летию избирательной системы Российской Федерации. Документальный фильм, в котором широко использовались документы и фотодокументы архивных фондов, рассказывающие о становлении избирательной системы в Хибинах, об организации  первых выборов на апатитовых разработках, стал победителем. Фильм подготовлен Апатитской территориальной избирательной комиссией и  журналистами студии «Народного Телевидения» г. Кировска Мурманской области. При вручении награды авторам фильма было сказано, что решающую роль  в присуждении 1 места сыграло то обстоятельство, что в этом фильме в отличие от других представленных материалов, имелась историческая страница, как раз и подготовленная нами. В  2014 году Оленегорская избирательная комиссия после общения  с апатитчанами, обратилась к нам с предложением  сотрудничества. Председатель Оленегорской ТИК Ткачук Елена Григорьевна дважды приезжала в читальный зал архива с целью сбора  материала по истории города. Во второй приезд она привезла оленегорских школьников, для которых  специалистами архива была проведена экскурсия, в ходе которой познакомили с функциями, задачами и  информационными возможностями Кировского госархива.

(СЛАЙД ГАЗЕТА «ЗАПОЛЯРНАЯ РУДА»)

Вашему вниманию представлена статья, опубликованная в газете «Заполярная руда» по следам этой поездки.

 Сотрудничество с ТИКами продолжается, уже в этом году к нам обратилась зам. председателя Кировской избирательной комиссии с просьбой о проведении мероприятий по повышению правовой культуры будущих избирателей, знакомства членов ТИК с историей проведения выборов в городе.

Хотела бы несколько слов сказать о взаимодействии с КНЦ. Работаем с ними также на основе договора. Считаю это сотрудничество взаимовыгодным. Ученые, специалисты КНЦ обращаются к архивным документам при подготовке публикаций, сборников. Мы обращаемся при необходимости в Научный архив КНЦ РАН. Кроме этого, архив приглашают поучаствовать в информационных мероприятиях КНЦ, чаще всего, на базе Центра гуманитарных проблем, в свою очередь, научные сотрудники КНЦ  являются постоянными участниками научно-практических конференций и других информационных мероприятий,  проводимых архивом. Главный специалист научно-организационного отдела КНЦ Токарев А.Д. проводит большую работу по переводу в электронный вид печатных материалов (имеется хорошая техническая база для такой работы). При этом   один экземпляр он безвозмездно передает нам.

(СЛАЙД С ЖУРНАЛОМ)

Теперь у нас есть подшивки газеты «Кировский рабочий» за 1930-1937 гг., журнал «Карело-Мурманский край» за 1930-1935 гг., сборник «Хибинские апатиты» под редакцией А.Е. Ферсмана за  1930-1933 гг. в электронном виде.

Итак, практика использования документов показывает, что объединение усилий позволяет добиться значительных результатов в сфере использования архивных документов, а это, в свою очередь, повышает престиж ГОКУ ГАМО в г. Кировске и способствует формированию позитивного общественного мнения.

Я предполагала в своем выступлении подробнее остановиться на взаимодействии с образовательными учреждениями. Но, думаю, что об этом мы сможем рассказать на семинаре-практикуме, посвященном этому вопросу.