15 июля 1958 года решением Мурманского областного исполнительного комитета на базе трёх ликвидированных городских архивов (Кандалакшского, Кировского и Мончегорского) в городе Кировске был создан архив на правах филиала государственного архива Мурманской области.
Работникам вновь созданного архива досталось тяжелое наследие: свезенные в филиал документы находились в крайне неудовлетворительном состоянии, не имели никаких учетных подтверждений, в том числе и описей, экспертиза ценности не проводилась, дела содержали большое количество макулатуры. Поэтому усилия первых кировских архивистов были направлены в основном на проведение научно-технической обработки документов, их описание и организацию основных учетных форм.
Зоной комплектования вновь созданного филиала Мурманского областного архива стали центральные и южные районы Мурманской области: гг. Кировск, Апатиты, Оленегорск, Мончегорск, Ковдор, Кандалакша, Ловозерский и Терский районы.
За свою историю архив располагался в различных помещениях, чаще – подвалах жилых зданий. В 1968 году получил помещение в цокольном этаже здания по улице Мира, 10 площадью 158 кв. м, в 1992 году архиву был отдан весь цокольный этаж этого здания. В 1993 году архив получил еще одно помещение по улице Юбилейная, 8а, которое в настоящее время оснащено современными стеллажами. А в 2014 году администрация г. Кировска передала архиву под архивохранилище часть помещений по ул. Советской Конституции, д. 9. Общая площадь занимаемых архивом помещений составляет 772,7 кв.м.
На протяжении 1960-1980-х годов определялись основные направления работы филиала, расширялся круг организаций – источников комплектования, началось формирование фотофонда и фондов личного происхождения. Филиал стал значимым для области архивным учреждением. В середине 1980-х годов в списке источников комплектования состояли 162 организации. С каждым годом филиал приобретал для этих организаций все большее значение как центр по оказанию методической помощи в области делопроизводства и как популяризатор документов по истории края.
С середины 1980-х годов в Мурманской области начался процесс создания муниципальных архивов. Из состава источников комплектования постепенно вышли организации Кандалакшского (в 1985 году), Терского (в 1993 году), Ковдорского (в 1994 году), Ловозерского (в 1996 году), Апатитского (в 2006 году), Мончегорского (в 2000 году), Полярнозоринского (в 2003 году), Оленегорского (в 2008 г.) районов.
С 1990-х годов задачи филиала стали сложнее, многограннее, совершенствовались методика и практика архивной работы. В целях обеспечения полноценной деятельности штат филиала увеличился, изменилась структура, были образованы секторы, позже отделы по основным направлениям его деятельности.
В эти годы происходила работа по уточнению и обновлению списка источников комплектования. В него включались предприятия негосударственных форм собственности, с которыми заключались договоры о сотрудничестве в области архивного дела.
1990-е годы были сложными для экономики нашей страны, большое количество предприятий признавались банкротами, ликвидировались. Этим объясняется поступление с середины 1990-х годов в архив значительного массива документов по личному составу ликвидированных организаций, предприятий, учреждений.
На плечи кировских архивистов легла огромная работа по спасению документов, обеспечивающих социальную защиту работников ликвидированных предприятий, большая часть которых не являлись источниками комплектования архива.
Не принимать документы было нельзя, иначе произошла бы их утрата. Так обстояло дело с такими крупными структурами, как АООТ «Северподземстрой», АООТ «Оленегорский домостроительный комбинат», ОАО «Севзапцветметремонт», предприятиями торговли и общественного питания Кировско-Апатитского района, структурными подразделениями треста «Апатитстрой» и др. С 1995 года по 2000 год архив принял более 12 тысяч документов по личному составу.
С 1992 года в Кировском госархиве началась целенаправленная и систематическая работа по комплектованию документами личного происхождения. До этого, в течение 1962-1987 гг., их приём осуществлялся стихийно, разово: от 4-х фондообразователей было принято 107 ед.хр. На 01.01.2023 в государственном архиве Мурманской области в г. Кировске имеется 22личныхфонда (в том числе 2 семейных фонда и 2 архивные коллекции), которые включают 1314 ед.хр. личного происхождения за 1921-2022 годы.
Согласно договору о сотрудничестве и взаимодействии в сфере архивного дела между администрацией г. Кировска и архивным управлением Мурманской области в 1998 году филиалу были делегированы права по контролю сохранности документов муниципальных организаций по личному составу и созданию муниципального архива на правах архивохранилища филиала по личному составу.
2007 год явился годом значительных перемен в жизни архива. На основании постановления Правительства Мурманской области от 26.01.2007 с 1 января 2007 года филиал был выделен из состава областного архива, приобрел самостоятельность и стал называться государственным областным учреждением «Государственный архив Мурманской области в г. Кировске».
На основании распоряжения Правительства Мурманской области от 05.09.2011 № 339-РП было создано государственное областное казённое учреждение «Государственный архив Мурманской области в г. Кировске».
С 2012 года в нашем учреждении идёт работа по оцифровке архивных документов. На 01.01.2023 оцифрованы документы из 111 архивных фондов на бумажной основе и 14 архивных фондов фотодокументов. Это более 16 тысяч единиц хранения на бумажной основе и более 15 тысяч фотодокументов. Прежде всего были оцифрованы архивные описи дел, затем особо ценные и востребованные документы органов государственной власти и крупных промышленных предприятий.
Все оцифрованные описи и архивные документы включены в автоматизированную информационную систему по документам архивного фонда Мурманской области (АИС ДАФ МО). АИС – это информационный ресурс, дающий оперативный и свободный доступ к архивным документам всем категориям пользователей в режиме онлайн. С его помощью можно познакомиться с фондами, описями и делами, сформировать требование на выдачу дел.
С 2017 года кировские архивисты ведут страничку в социальной сети Вконтакте, рассказывают подписчикам о своей ежедневной работе, знакомят с архивными фондами, публикуют архивные документы и фотографии, размещают видео, реализуют проекты краеведческой направленности.
Приоритетными направлениями для архива являются также информационное обеспечение органов местного самоуправления, участие в издании документальных сборников и книг по актуальным историческим проблемам, выставки документов, публикация материалов на основе архивных документов в средствах массовой информации, совершенствование делопроизводства органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности.
Архив сегодня – крупное государственное хранилище документов, являющихся частью Архивного фонда РФ. Здесь хранится более 630 архивных фондов, содержащих свыше 250 тысяч дел, в том числе 15 с лишним тысяч фотодокументов.